Hur man skriver pressmeddelanden
Westander PR:s 20 tips om pressmeddelanden
Pressmeddelandet sammanfattar er nyhet i ett kort och överskådligt format. Ett pressmeddelande är också en bra grund om ni ska erbjuda er nyhet till en utvald redaktion eller lansera den på något annat sätt. Baserat på en enkel mall kan de flesta lära sig att skriva bra pressmeddelanden. Här följer våra bästa tips.
Gör så här:
- Använd loggan
Placera er logotyp i dokumentets sidhuvud och längst upp i mejlet. - Datera tydligt
Pressmeddelanden är färskvaror. Datera därför väl synligt under er logotyp, förslagsvis enligt modellen ”Pressmeddelande den 14 november 2017”. Undvik svårtydd datering med enbart siffror och onödig avsändarort. - Rubricera slagkraftigt
En bra rubrik är kort, slagkraftig och redovisar nyheten. Hos TT får den inte vara längre än 36 tecken. Tänk nyhetsmässigt och låt er inspireras av medias ofta fyndiga och intresseväckande formuleringar. - Sammanfatta först
Skriv en ingress i fet stil som på 2-4 rader sammanfattar hela nyheten. Rubrik och ingress ska kunna kopieras direkt av den tidning som vill göra en notis. - Skriv nyhetsmässigt
Skriv det viktigaste först, eftersom redaktionell text kortas nedifrån. Ett par kärnfulla uttalanden gör pressmeddelandet mer livfullt och användbart för media. Ange namn och titel efter första citatet och bara namn efter det andra. - Länka till bilder
Ange webbadressen till ett bildarkiv med talespersoner och relevanta miljöer. Bra bilder för fri publicering ökar chansen att resultatet blir en illustrerad artikel i stället för en liten notis. - Ange kontaktuppgifter
Inkludera kontaktuppgifter till talespersonen och eventuellt andra personer som kan ge ytterligare information. Telefonnummer, mobilnummer och mejladress bör finnas med. - Presentera verksamheten
Presentera er verksamhet på 4-6 rader i malldokumentets sidfot. Använd en mindre teckenstorlek för att inte stjäla uppmärksamhet från nyheten. Glöm inte att ange er webbadress. - Erbjud exklusivitet
Att först erbjuda er nyhet exklusivt till en utvald reporter eller nyhetsredaktion kan ofta vara klokt. Om det lyckas sänder ni pressmeddelandet till övriga media direkt efter publicering. - Skicka digitalt
Skicka pressmeddelandet via mail, med rubriken i ämnesraden. Klistra in texten direkt i mejlet. Använd uppdaterade egna sändlistor eller använd en distributionstjänst, till exempel Cision News eller Mynewsdesk. Överväg att inkludera opinionsbildare, bloggare och andra intressenter i era sändlistor. - Publicera på hemsidan
Lägg ut pressmeddelandet på er hemsida samtidigt som det skickas ut. Den som vill kan då verifiera informationen och ta del av eventuellt extramaterial. Länka också till det i era digitala kanaler. - Var tillgängliga
Se till att kontaktpersonerna är tillgängliga när pressmeddelandet går ut. Den som ändå missar ett samtal bör prioritera att snabbt ringa tillbaka till journalisten. - Förbered frågor och svar
Tänk igenom vilka frågor journalisterna kan vilja ha svar på. Skriv ned kortfattade och tydliga svar, så att de är begripliga även för den som saknar specialkunskaper inom ert område. - Kom ihåg lokala medier
Många företag och organisationer kan anpassa sina pressmeddelanden till regionala och lokala medier med särskilt framtagen statistik. Med länets eller kommunens namn i rubriken och ingressen ökar chansen till publicering väsentligt.
Några fallgropar
- För lång text
Skriv inte mer än motsvarande en A4-sida. Ju längre text, desto större risk att redaktionen missar nyheten. - Nyhetskompott
Fall inte för frestelsen att pressa in olika nyheter i ett och samma pressmeddelande. Det förminskar värdet av varje enskild nyhet. Två nyheter redovisas i två olika pressmeddelanden. - Reklamtext
Använd inte förskönande adjektiv, superlativ och utropstecken. Företagsreklam ratas direkt av redaktionerna. En text som inte behöver skrivas om för att platsa i tidningen leder lättare till publicitet. - Fikonspråk
Undvik intern jargong och använd inte fackuttryck och förkortningar. Var aldrig ensam om att korrekturläsa texten och testa gärna läsbarheten på någon utomstående. - Sena utskick
Skicka inte pressmeddelandet på eftermiddagen – då är de flesta reportrar upptagna. Om ni inte hinner skicka det på morgonen eller tidig förmiddag är det bättre att vänta till nästa dag, om det är möjligt. - Krängande
Ring inte mottagaren och fråga om pressmeddelandet har kommit fram. Ring hellre redaktionen i förväg och fråga om det finns ett intresse för nyheten.